มาทำงานด้วยประสิทธิภาพของชาวโตโยต้าในญี่ปุ่นกัน!

คอลัมน์ “ดร.ณัชร จัดหนังสือ” เล่มที่ 308 วันนี้ จะมาคุยถึงหนังสือชื่อ “เทคนิคสรุปทุกอย่างลงใน “กระดาษแผ่นเดียว” ที่ฉันเรียนรู้มาจากโตโยต้า” ค่ะ

=ภาพรวม=

ไม่ว่าท่านจะทำงานในองค์กรใหญ่เล็ก  เป็นเจ้าของกิจการ หรือทำงานฟรีแลนซ์  เทคนิคการสรุปทุกอย่างลงในกระดาษแผ่นเดียวอย่างมีประสิทธิภาพของโตโยต้านี้จะช่วยประหยัดเวลาในการทำงานของท่านไปได้อย่างมหาศาล

นอกจากนี้ท่านยังจะรู้จักวิธีแยกแยะประเด็นปัญหา เรียบเรียงความคิด สรุป และถ่ายทอดให้กับผู้อื่นได้อย่างมืออาชีพอีกด้วย

ด้วยขนาดเล่มที่กะทัดรัดและการนำเสนอที่ใช้ภาษาที่เข้าใจง่าย  นี่จึงเป็นหนังสืออีกเล่มหนึ่งที่ผู้มีความใฝ่รู้น่าจะได้อ่านและนำไปใช้เพิ่มประสิทธิภาพการทำงานให้ตนเอง องค์กร และประเทศชาติค่ะ

=น่าสนใจจากในเล่ม=

*  โตโยต้ามีรูปแบบการทำงานอย่างหนึ่งที่ยึดถือกันจนกลายเป็นวัฒนธรรมองค์กร  นั่นคือ การเขียนเอกสารการทำงานทุกอย่างให้ได้ในกระดาษขนาด A3 หรือ A4 เพียงแผ่นเดียว

*  ทั้งรายงาน แผนโครงการ รายงานการประชุม เอกสารประกอบการประชุม เอกสารตรวจสอบความคืบหน้างาน เอกสารนำเสนอ เอกสารประเมิน ฯลฯ  โดยทั่วไปก็จะเขียนลงใน “กระดาษแผ่นเดียว” ทั้งสิ้น

*  เอกสารหนึ่งแผ่นที่ผ่านการกลั่นกรองเนื้อหามาอย่างดีจะกลายเป็นกระดาษแผ่นเดียวที่ทรงประสิทธิภาพ  จนผู้เขียนสามารถลด “ชั่วโมงการทำงานล่วงเวลา” จากปีละ 400 ชั่วโมงจนเหลือ “0” ชั่วโมงได้!

*  สิ่งที่ต้องใช้มีเพียง กระดาษ 1 แผ่นกับปากกา 3 สี คือ เขียว น้ำเงิน และแดง ก็สามารถพัฒนากระบวนการเรียบเรียงข้อมูล สรุปความคิดและถ่ายทอดได้อย่างง่ายดาย

*  3 ลักษณะเฉพาะของ “กระดาษแผ่นเดียว” ของโตโยต้า คือ   1) มองปราดเดียวก็เห็นทั้งหมด  (สามารถสรุปให้เข้าใจภาพรวมทั้งหมดโดยการ “มองทีเดียว”  โดยไม่ต้องเสียเวลาค่อย ๆ อ่าน)  2)  มีการใส่กรอบ  และ  3) มีหัวข้อของแต่ละกรอบ

*  “การเขียนออกมาด้วยมือ” เป็นสิ่งสำคัญ  มันจะทำให้เรามองเห็นได้ว่าเราเข้าใจหรือว่าไม่เข้าใจเรื่องนั้นๆ

*  ประธานกรรมการโทะโยะดะตั้งกฎขึ้นมาข้อหนึ่งว่า  ท่านจะ “ตัดสินใจภายใน 3 วินาที”  ดังนั้นในมุมมองของลูกน้องเองก็ต้องเตรียม “เอกสารแผ่นเดียว” ที่มีคุณภาพชนิดที่จะช่วยให้สามารถตัดสินใจได้ในระยะเวลาอันสั้นด้วยเช่นกัน

*  แบบฟอร์มแผ่นเดียวที่ใช้บันทึกในระหว่างการประชุม  เมื่อประชุมเสร็จแล้วสามารถใช้เป็นรายงานการประชุมได้เลยในตัวของมันเอง

*  5 หัวข้อที่โตโยต้านิยมใช้ใน “กระดาษแผ่นเดียว”  คือ  1) วัตถุประสงค์  2) สถานการณ์ปัจจุบัน  3) ปัญหาที่ต้องแก้ไข  4) มาตรการแก้ไขปัญหา  5) แผนการปฏิบัติงาน

*  ในเล่มมีตัวอย่างการประยุกต์ใช้กระดาษแผ่นเดียวในการตัดสินใจ และ ลำดับความสำคัญของงานที่ต้องทำก่อนหลัง ด้วยการใช้ตารางที่ผู้เขียนเรียกว่า “เอ๊กซ์เซล 1”  และมีวิธีเรียบเรียงความคิด สรุป และนำเสนอ  ด้วยตารางที่เรียกว่า “ลอจิก 3”  และยังมีการประยุกต์ทั้ง 2 ตารางเพื่อใช้กับงานลักษณะอื่น ๆ อีกมากมาย

*  ตัวอย่างการทำ “กระดาษแผ่นเดียว” เพื่อลำดับความสำคัญของงานที่ต้องทำก่อนหลังคือ  1) สร้างตาราง 8 หรือ 16 ช่องด้วยปากกาเขียว  2) เขียนวันที่และหัวข้อ “เรื่องที่ต้องทำวันนี้” ในช่องซ้ายบนสุด  3) ใช้เวลาเพียง 2 นาทีเขียน “เรื่องที่ต้องทำวันนี้” ด้วยปากกาสีน้ำเงินลงไปในแต่ละช่อง  หมดเวลาให้หยุดทันที  ไม่ครบทุกช่องก็ไม่เป็นไร

4) ใช้ปากกาแดงวาด “วงกลม” รอบ “เรื่องที่สำคัญเป็นพิเศษ”  ไม่เกิน 3 เรื่อง  5) ใช้ปากกาแดงวาด “กรอบสามเหลี่ยม” รอบ “สิ่งที่หากไม่ทำวันนี้แล้วจะเป็นปัญหา” ไม่เกิน 3 เรื่อง วาดทับเรื่องที่วงกลมไปก่อนแล้วได้  6) ใช้ปากกาแดงวาด “กรอบสี่เหลี่ยม” รอบ “สิ่งที่ถ้าปล่อยไว้จะเป็นปัญหา” ไม่เกิน 3 เรื่อง วาดทับเรื่องเก่าได้

*  มองภาพรวมทั้งหมด  เรื่องที่มีปากกาแดงวงล้อมรอบหลายครั้งเป็นเรื่องสำคัญที่สุดที่ต้องจัดการเป็นอย่างแรก  ถ้าไม่มีเรื่องที่วงซ้ำเลย ให้จัดการเรื่องที่วงสามเหลี่ยมเอาไว้

*  “ลอจิก 3” เป็นเทคนิคกระดาษแผ่นเดียวที่ไว้ช่วยเรียบเรียงและสรุปความคิดอย่างมีเหตุผลและสามารถนำไปถ่ายทอดให้เข้าใจง่าย  ทำตารางพื้นฐานคล้ายตาราง “เอ๊กซ์เซล 1”  แล้วตอบคำถามหลัก 4 ข้อ

*  สมมติว่าต้อง “อธิบายงานของตนเอง”  สิ่งที่ต้องตอบคือ  “1P” หรือ 1 Phrase  คือสรุปสั้น ๆ ได้ว่าอย่างไร  และอีก “3Qs” คืออีก 3 คำถาม  ได้แก่คำถามประเภท “อะไร”  “ทำไม” และ “อย่างไร”  โดยคำถาม 3 อย่างหลังให้พยายามตอบให้ได้อย่างละ 3 คำตอบ

*  วิธีแก้ปัญหาที่เร็วที่สุดคือให้ตั้งคำถามว่า “ทำอย่างไร”  เช่น “ทำอย่างไรจึงจะเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานได้”  แทนการตั้งคำถามว่า “ทำไม” เช่น “ทำไมการทำงานจึงไม่ค่อยมีประสิทธิภาพ”

หนังสือชื่อ “เทคนิคสรุปทุกอย่างลงใน “กระดาษแผ่นเดียว” ที่ฉันเรียนรู้มาจากโตโยต้า” โดย อะซะดะ ซุงุรุ  แปลโดย ภาณุพันธ์ ปัญญาใจ  สำนักพิมพ์วีเลิร์น  2558  224 หน้า ราคา 175 บาท

——————————————————————

เกร็ดน่ารู้:

*  เด็กเวียดนามอ่านหนังสือเล่มโดยเฉลี่ยปีละ 60 เล่ม/คน

*  คนไทยถึง 40% ไม่อ่านหนังสือเล่มใด ๆ เลย

*  แม้ในหมู่คนไทยที่อ่านหนังสือก็อ่านโดยเฉลี่ยเพียงปีละ 4 เล่ม/คน

คอลัมน์  “ดร.ณัชร จัดหนังสือ” นี้ จึงมีขึ้นเพื่อส่งเสริมการอ่านเพื่อพัฒนาตนเองและประเทศชาติ

——————————————————————-

ขอเชิญติดตามหนังสือ “กระดาษแผ่นเดียว” ที่ฉันเรียนรู้มาจากโตโยต้า” ได้ที่ https://goo.gl/R0Y3pO

Related posts